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① 書き出し
② 回答
③ 依頼
④ 通知
⑤ 提案
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① 書き出しの表現
簡単なメッセージを送る場合でも、書き出しの表現に悩んで時間を費やしてしまうことも少なくありません。次のいくつかの表現パターンを覚えてしまえば、楽に書き出すことができます。
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This e-mail is to ～
このEメールは～するためのものです。＊to の後には動詞がくる
例文：This e-mail is to ask you to submit a quotation for your XY products.
このEメールはXY製品の見積りの提出をお願いするものです。
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I am writing this letter to ～
～するためにこのレターを書いています。＊ここも to の後は動詞がくる
例文：I am writing this letter to answer your questions.
このレターはご質問にお答えするものです。
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The purpose of this e-mail is to ～
このEメールの目的は～です。 ＊purpose 目的
例文：The purpose of this e-mail is to inform you of our plan.
このEメールは当社の計画をお知らせするものです。
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Thank you for your e-mail of ～
～のEメールをありがとうございました。＊of の後にはMay 15 など日時が来ることが多い
例文：Thank you for your e-mail of the 13th regarding design changes.
デザイン変更に関する13日付けのEメールをありがとうございました。
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Regarding ～, we …
Concerning ～, we …
～に関して、当社は… ＊～の部分には名詞がくる
例文：Regarding your request for samples, they are scheduled for dispatch by Friday.
見本のご依頼に関し、金曜日までにはお送りいたします。
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I would like to ～
～いたしたいのですが。 ＊直接要望などを書き出す
例文：I would like to propose the following measures.
次のような対策をとることを提案いたします。
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書き出し文のポイント
- 定型表現パターンを使えば時間が節約できる。
- 無意味な挨拶や本題に関係のない情報は書かない。
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② 回答するときの表現
相手の質問や依頼に回答する時の表現にもいくつかのパターンがあります。これらは書き出しの表現としても使用できます。
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This e-mail is to respond / reply to ～
このEメールは～に回答するものです。 ＊respond to ～ ～に回答する（to の後は名詞）
例文：This e-mail is to respond /reply to your request for a quotation.
このEメールは見積り依頼にお答えするものです。
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I am responding to ～
～にお答えいたします。 ＊普通、現在進行形を用いる
例文：I am responding to your questions.
ご質問にお答えいたします。
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In reply to ～, we …
In response to ～, we …
～に返答いたしますと、当社は… ＊to の後は名詞。 response はrespond の名詞形
例文：In reply to your questions, we will dispatch our XY parts by the end of the week.
ご質問にお答えいたしますと、XY部品は今週末までには発送いたします。
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Regarding ～,
Concerning ～, we …
～に関して、…します。 ＊～の部分には名詞がくる
例文：Concerning your request for replacements, we will ship them tomorrow.
交換品のご依頼に関して、明日、出荷いたします。
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Regarding …, could you please wait until ～
…につきましては、～まで待っていただけますでしょうか。 ＊何時返事ができるかを知らせる。
例文：Regarding your inquiry about our new project, could you please wait until Friday next week
for my reply?
新規プロジェクトに関するお問い合わせにつきましては、来週金曜日まで返事を待っていただけ
ますでしょうか。
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回答するときのポイント
- 相手のどの文書、あるいは何の件について返事をしているのかを明確にする。
- 書き出しのパターンを活用する。
- すぐに返事ができない場合は、その理由といつまでに返事ができるかを知らせる。
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③ 依頼するときの表現
読み手に何かを依頼するときに使われる表現パターンを紹介します。依頼の表現は読み手との関係や依頼内容などによって、丁寧さに注意が必要です。
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Please ～
～してください。 ＊丁寧な命令です。ルーティンでの注文や依頼以外は使わないほうが無難です。
例文：Please send us detailed information on the Super AX.
Super AX の詳しい情報をお送りください。（顧客からメーカーへ）
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Could / Would you ～?
～していただけませんか。 ＊could の方が丁寧で、どんな相手にも使える。
例文：Could you (please) give me some information about your model?
貴社モデルに関する情報をいただけますか。（please を加えるとより丁寧）
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I would like to ask you to ～
～していただきたいのですが。 ＊この表現もたいへん丁寧
例文：I would like to ask you to submit your plan by January 30.
貴社のプランを1月30日までに提出いただきたいのですが。
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May / Could I ask you to ～
～していただけますでしょうか。 ＊たいへん丁寧な依頼の表現
例文：May I ask you to check the payment for Order M-1001?
注文番号 M-1001 のお支払いの確認をお願いできますでしょうか。
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I wonder if you could ～
～していただけますでしょうか。 ＊遠まわしなたいへん丁寧な言い方
例文：I wonder if you could extend the deadline for payment.
支払期限を延長していただけますでしょうか。
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I would appreciate it if you could ～
～していただけるとありがたいのですが。 ＊非常に丁寧。親しい間柄では皮肉にも聞こえる
例文：I would appreciate it if you could change your schedule for me.
スケジュールを変更していただけるとありがたいのですが。
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依頼するときのポイント
- 相手が自分と同等の立場やそれ以下でも丁寧な表現を使う。
- 依頼内容や依頼することになった背景（理由）を述べる。
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④ 通知するときの表現
相手に通知、連絡する時の表現にもいくつかのパターンがあります。 書き出しの表現も活用できます。
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This (e-mail) is to inform ～
これ（このEメール）は～をお知らせするものです。 ＊inform にはいくつかの構文がある
例文： This e-mail is to inform you of our sales figures for the first half.
このEメールは上半期の売上高をお知らせするためのものです。
I would like to inform you that we met our sales target for the first half.
上半期の売上目標を達成したことをお知らせいたします。
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This is to announce that ～
～ということをご連絡いたします。 ＊人事異動や規則を通知するときによく使う
例文：This is to announce that Mr. Tanaka has been named General Manager, Sales Department.
田中が営業部長に就任しましたことをご連絡いたします。
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We are pleased to inform ～
～を（喜んで）お知らせいたします。 ＊相手に好ましい情報を知らせる
例文：We are pleased to inform you that we have decided to purchase your XY equipment.
貴社のXY装置を購入することが決定しましたのでお知らせいたします。
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We regret to inform ～
残念ながら～をお知らせいたします。 ＊相手にとって好ましくない情報を知らせる
例文：We regret to inform you that our PX model is currently out of stock
残念ながら、PX モデルは目下在庫切れであることをお知らせいたします。
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As a result of ～, we …
～の結果、当社は…
Our investigation shows that ～
当社の調査によりますと～です。 ＊調査の結果に基づいて通知する
例文：As a result of our examination, we found your product superior to others in quality.
当社の調査の結果、貴社製品が質の点で他製品より優れていることがわかりました。
Our investigation shows that your revised proposal will completely satisfy our requirements.
当社の調査によりますと、貴社の改善された提案は当社の要望を完全に満たすものです。
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通知するときのポイント
- 書き出しの表現パターンを活用する。
- 相手に好ましい情報かそうでないかによって表現を選ぶ。
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⑤ 提案するときの表現
提案は相手に行動を促すためのものですから、読み手が何を求められているかがすぐにわかるように、suggest や advise などの動詞を使って、その後にすぐ提案内容を続ける書き方が一般的です。
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We suggest / propose (that) ～
～ということを提案いたします。 ＊that は省略可能で、その後には文がくる。that 節の動詞は原形か should ＋原形＊recommend （推奨する）もよく使われる
例文：We suggest you take the following steps:
次の手順を踏まれることを提案いたします。
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I would advise ～
～をお勧めいたします。 ＊wouldをつけないと押しつけがましい響きがある
例文：I would advise you to contact a travel agency about that problem.
その問題については旅行代理店に連絡することをお勧めいたします。
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It would be better for you to ～
～するほうがよいでしょう。 ＊You had better ～ は命令調で避けたい
例文：It would be better to change the payment conditions.
支払条件を変更したほうがよいでしょう。
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How about ～（ing）
～（するの）はどうでしょう？ ＊What about も同様の意味
例文：How about discussing the contract details at our next meeting?
次の打ち合わせで契約の詳細について討議するのはどうですか？
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Shall / Should I ～
～しましょうか？ ＊Shall we ～? は「勧誘」の表現
例文：Should I have him send you detailed information on this?
この問題に関して詳細な情報を彼に送らせましょうか？
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提案するときのポイント
- 提案が目的であることを読み手に早く知らせる。
- 提案の表現の後に、具体的な内容を書く。
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自動翻訳や表現パターン集の利用は大変便利ですが、相手との立場や伝えたい内容により、使い分けに配慮する必要があります。使いたい表現は、この場面で適切か、相手に失礼ではないか、正しく伝わっているかなどを学びたい方、法人向け企業内セミナーをご用意しております。ご興味をお持ちの際は、弊社担当窓口までお気軽にお問い合わせください。
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