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⑥ 断る
⑦ 感謝
⑧ 謝罪
⑨ 挨拶
⑩ 結び
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⑥ 断るときの表現
相手の申し出や依頼を断る場合には、相手の気持ちを傷つけないように、ソフトな表現を使ってやんわりと断ることがポイントです。また、その理由を述べることはもちろん、代替案を示したり、将来の可能性に触れることも読み手に好印象を与えます。
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I am sorry, but ～
申し訳ありませんが、～です。 *I’m sorry のように短縮形はカジュアル
例文：We are sorry, but we cannot accept your request for a greater discount.
申し訳ありませんが、更なる値引きをとの貴社のご希望に応じることができません。
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Unfortunately, ～
残念ながら、～です。 ＊I am sorry 同様、一般的な表現
例文：Unfortunately, we are unable to comply with your request.
残念ながら、貴社のご要望にお応えすることができません。
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I am afraid (that) ～
あいにく、～です。 *that は省略可能
例文：I am afraid we cannot supply you with parts for the KP computer.
KPコンピューターの部品は、あいにくご提供しかねます。
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Regulations do not allow us to ～
（規則により）～することができません。 *we や I を表面に出したくない場合
例文：Unfortunately, our regulations do not allow us to accept your offer.
残念ながら、社内規則により貴社の申し出を受け入れることができません。
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I acknowledge your point of view, but ～
おっしゃることはわかりますが、しかし～ *相手の言うことを認めた上で反論、拒絶する。
例文：I acknowledge your point of view, but we are forced to cancel the reservation.
おっしゃることはわかりますが、予約を取り消さざるをえません。（acknowledge はフォーマル、I see your point も使える）
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We cannot ～ for the following reasons
次の理由により～することができません。 *理由を示して断る
例文：I am afraid we cannot accept your proposal for the following reasons:
次の理由により、貴社の提案を受け入れることができかねます。
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断るときのポイント
- I am sorry, I am afraid, unfortunately などを加えてソフトに表現する。
- 断りの表現の後に、その理由や代替案を示す。
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⑦ 感謝するときの表現
感謝の気持ちを伝える礼状はできるだけ間をおかずに出すことが大切です。また、感謝を表す場合は、Thank you for your help. のように通り一遍の表現だけではなく、具体的な内容を加えることで気持ちがより伝わります。
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Thank you for ～（ing）
～を（していただき）ありがとうございます。 ＊もっとも一般的な感謝の表現
例文：Thank you for your assistance during the conference.
会議中のご助力をありがとうございました。
Thank you for inviting us to the opening party.
オープニングパーティにご招待いただきありがとうございます。
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We （really / greatly / deeply）appreciate ～
～を（誠に）ありがとうございます。 ＊一般的な感謝の表現。 appreciate は他動詞
例文：We really appreciate your arranging our hotel accommodation.
ホテルをご手配いただき、ありがとうございます。
We greatly appreciate your taking us on a tour of your factory.
工場見学にお連れいただき誠にありがとうございます。
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My sincere thanks for ～
～に心から感謝します。 ＊thanks はカジュアル。Many thanks for ～も可能
例文：My sincere thanks for your assistance.
ご助力に心から感謝いたします。
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I am grateful / thankful（to you）for ～
～を感謝しております。 ＊to you は省略が可能
例文：I am grateful to you for sending me the materials I requested.
お願いした資料をお送りいただき感謝しております。
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I wish to express my appreciation for ～
～を感謝いたします。 ＊かしこまった表現。 would like to express も使う。
例文：I wish to express my sincere appreciation for your warm hospitality.
貴殿のおもてなしのすべてに深く感謝いたします。
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感謝するときのポイント
- 礼状は間をあけずにすぐに送る。
- 感謝の表現の後に、具体的な内容を加えると暖かみが増す。
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⑧謝罪するときの表現
謝罪文では、謝罪の理由と今後の対処方法を示すことが重要です。対処方法では、いつまでに何ができるかを具体的に明記して、相手の理解を得ることが大切です。
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We are（very）sorry for ～
～で（たいへん）申し訳ありません。 ＊forのあとは名詞か動名詞
例文：I am very sorry for the delay in the delivery.
送付が遅れましてたいへん申し訳ありません。
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We are sorry to ～
We are sorry that ～
～をして申し訳ありません。 ＊to の後は動詞の原形、that の後は文
例文：We are extremely sorry to have caused you trouble. / We are very sorry that we caused you trouble.
ご迷惑をおかけしたいへん申し訳ありません。
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We apologize（to you）for ～
～をお詫び申し上げます。 ＊apologize は自動詞。人に対しては to ～
例文：We apologize for any inconvenience this may cause you.
ご迷惑おかけしましたことをお詫び申し上げます。
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Please forgive us for ～
～をお詫び申し上げます。（お許しください） ＊for の後は名詞か動名詞
例文：Please forgive us for sending you the wrong goods.
間違った品をお送りしたことをお詫び申し上げます。
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Please accept our apologies for ～
～をお詫び申し上げます。 ＊かしこまった表現
例文：Please accept my apologies for the inconvenience I have caused.
ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
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I regret that ～
～を遺憾に思います。 ＊I regret to inform (you) that ～もよく使う。
例文：We regret the confusion with your schedule during your stay in Tokyo.
東京ご滞在中のスケジュールに混乱がありましたことを遺憾に思います。
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謝るときのポイント
- 謝罪の理由と今後の対処法を示す。
- 謝罪文ではカジュアルな表現はできるだけ避ける。
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⑨ 挨拶の表現
慶弔や転任、異動の際に、時期を逸せずして挨拶文を出すことは大切です。こうした挨拶文では特にカジュアルな表現は避け、フォーマルな表現を使うようにしましょう。
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祝辞の表現
I would like to offer my sincere congratulations on ～
Please accept my congratulations on ～
～おめでとうございます。 ＊祝辞のもっとも一般的な表現
例文：I would like to offer my sincere congratulations on your promotion to General Manager.
部長にご昇進、心からお祝い申し上げます。
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I was very glad / delighted to learn of ～
～とうかがい、たいへん喜んでおります。 ＊learn の代わりに hear も使える
例文：I was very glad to learn of your appointment as Managing Director.
常務取締役ご就任とうかがい、たいへんうれしく思っております。
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We are pleased to inform ～
～を（喜んで）お知らせいたします。 ＊相手に好ましい情報を知らせる
例文：We are pleased to inform you that we have decided to purchase your XY equipment.
貴社のXY装置を購入することが決定しましたのでお知らせいたします。
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弔辞の表現
We would like to express our deepest sympathy at ～
Please accept my sincerest condolences on ～
～に心からお悔やみ申し上げます。 ＊弔辞のもっとも一般的な表現
例文：I would like to express my deepest sympathy at the passing of Mr. XX.
Please accept my sincerest condolences on the death of Mr. XX.
XX氏のご逝去に心からお悔やみ申し上げます。
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転勤の挨拶
I have been transferred from … to ～
…から～へ転勤することになりました。 ＊be transferred で「転勤する」
例文：I have been transferred from the Chicago Office to our Tokyo Head Office.
シカゴオフィスから東京本社に転勤することになりました。
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I have recently received notice of ～
このたび、～の通知を受けました。 ＊of の後は my transfer のように名詞がくる。
例文：I have recently received notice of my transfer to the London Office.
このたびロンドン事務所への転勤の通知を受けました。
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My successor（in London）will be ～
（ロンドンでの）私の後任は～です。 ＊successor は「後任」
例文：My successor in London will be Mr. Takashi Koizumi.
ロンドンオフィスの私の後任には小泉隆志が就くことになります。（Mr. Koizumi will be taking my place という言い方もある）
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挨拶文のポイント
- 時期を逸せず出す。
- フォーマル度の高い表現を使う。
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⑩ 結びの表現
結びは通常挨拶がきますが、依頼などの目的を念押しする意味でも重要な働きをします。感謝の表現で読み手の支援を再催促したり、回答を促したりすることができます。
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Thank you again for ～
～に重ねてお礼申し上げます。
例文：Thank you again for your support on this issue.
本件に関するご助力に重ねてお礼申し上げます。
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I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしています。 ＊I am looking forward to と現在進行形も使える。
例文：I look forward to hearing from you soon.
早めのご連絡をお待ちしております。
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Please don’t hesitate to contact us. / Please feel free to contact us.
お気軽にご連絡ください。
Please let me know.
お知らせください。 ＊読み手への支援の姿勢を示す表現
例文：If you have any questions, please don’t hesitate to contact us.
何かご質問があれば、お気軽にご連絡ください。
If you need further information, please feel free to ask.
さらに情報が必要であれば、ご遠慮なくおっしゃってください。
If I can do anything else to help you, please let me know.
他に何かお手伝いできることがあれば、お知らせください。
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I hope ～ / Best wishes for ～
～を願っております。 ＊hope の後は文がくる。
例文：I hope this project will be successful.
このプロジェクトの成功をお祈りいたします。
Best wishes for continued success in your work.
業務が引き続き順調に運ぶことを願っております。
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Please give my best regards to ～
～様によろしくお伝えください。（親しい間柄で） ＊to の後にはトピックに関係する人物がくる。
例文：Please give my best regards to Mr. Smith.
スミス様によろしくお伝えください。
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結びのポイント
- 文書の目的を念押しすることも重要。
- 読み手によい印象を残して締めくくる。
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自動翻訳や表現パターン集の利用は大変便利ですが、相手との立場や伝えたい内容により、使い分けに配慮する必要があります。使いたい表現は、この場面で適切か、相手に失礼ではないか、正しく伝わっているかなどを学びたい方、法人向け企業内セミナーをご用意しております。ご興味をお持ちの際は、弊社担当窓口までお気軽にお問い合わせください。
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